Znasz ten cudowny moment, kiedy siadasz rano przy biurku, otwierasz swoją listę rzeczy do zrobienia na dziś i po prostu zabierasz się do pracy? Szybko i sprawnie „odhaczasz” poszczególne pozycje, jesteś efektywnym „tytanem pracy” a na koniec dnia z poczuciem satysfakcji i dobrze spełnionych obowiązków oddajesz się zasłużonemu relaksowi? Brzmi nieprawdopodobnie? W takim razie koniecznie przeczytaj ten tekst – teraz, bez odkładania tego na później.
„Co możesz zrobić dzisiaj, zrób jutro – będziesz miał więcej wolnego” – bardzo wiele osób stosuje się do tej maksymy. Może i brzmi zabawnie, ale ciągłe odkładanie na później ważnych spraw może mieć swoje negatywne konsekwencje i być poważną przeszkodą w pracy zawodowej i barierą w rozwoju. To jak zabawa kartą kredytową – jest przyjemnie, dopóki nie dostaniemy rachunku.
Jestem bardzo zajęty robieniem rzeczy, których nie muszę teraz robić
Czekasz z rozpoczęciem pracy na natchnienie i odpowiedni moment? Trudno ci zdecydować, od czego zacząć pracę? Koncentrujesz się na zadaniach krótkoterminowych? Robisz wiele rzeczy jednocześnie, a czas „przecieka ci przez palce”? Masz tendencję do odkładania wielu czynności na później, w bliżej nieokreśloną przyszłość? To nie lenistwo, ale zły nawyk, który zyskał już swoją fachową nazwę – prokrastynacja.
Jeśli więc nie chcesz skończyć jak współczesna Scarlet O’Hara, z cała masą niezałatwionych spraw, zadaniami wykonanymi nie do końca dobrze, bałaganem w kalendarzu, dyskomfortem psychicznym i poczuciem zmarnowanego czasu – najwyższa pora zabrać się do działania.
Niezależnie od tego, z jakich powodów odkładasz wszystko na później: z braku motywacji, stanu psychofizycznego czy ograniczających nawyków myślowych – warto rozpocząć walkę z prokrastynacją już dziś. Kilka przydatnych rad przedstawia Ewa Ambroziak, absolwentka Instytutu Psychologii Uniwersytetu Łódzkiego, specjalistka świadcząca usługi rozwojowe w projekcie „Przepis na Rozwój”.
Planuj
Każdy dzień rozpocznij od spisania listy zadań do zrobienia. Pamiętaj o ich priorytetyzacji – tu przydatna jest matryca Eisenhowera lub inna podobna metoda. Możesz również wesprzeć się elektronicznymi gadżetami, które będą przypominały ci o ważnych i terminowych zadaniach: internetowym kalendarzem czy aplikacją w komórce. Jeśli masz problem z zarządzaniem sobą w czasie – warto skorzystać z profesjonalnego szkolenia.
Ustalaj terminy
Może brzmi to banalnie, ale to deadline’y są tym, co pcha świat do przodu. Każde zadanie powinno mieć jasno określone, realne ramy czasowe – inaczej będziesz je przekładać w nieskończoność. Warto również zadbać o „bufor czasowy” na niespodziewane zdarzenia losowe i przykre niespodzianki. W wypadku dużej liczby zadań trzeba postawić na asertywność i zadać sobie pytanie, czy dam radę zrobić to dobrze.
Dziel zadanie na etapy
Ogólne i niejasne sprecyzowanie efektu to pożywka dla prokrastynacji. W jakiej sytuacji wykonasz zadanie szybciej i efektywniej? Gdy na swojej liście zapiszesz: „Zorganizuj spotkanie z Klientem” czy „Zarezerwuj salę, roześlij agendę spotkania, przygotuj prezentację, przećwicz swoje wystąpienie”? To szczególnie pomocne, gdy przytłacza cię ogólny rozmiar danego zadania. Jeśli masz do przygotowania szczegółowy raport sprzedaży z ostatniego roku zaplanuj, że codziennie opiszesz jeden miesiąc. I pamiętaj – czasem najtrudniej jest zacząć!
Zjedz żywą żabę każdego ranka
„Żywą żabą” nazywał Mark Twain najtrudniejsze – i najczęściej odkładane – zadanie: najnudniejszą pracę, trudną rozmowę, niemiły problem do rozwiania. Jeśli zajmiesz się nim od razu, bez ociągania się i szukania wymówek – w końcu je skończysz. Przestanie cię męczyć, uciążliwie siedząc w twojej głowie i uniemożliwiając skupienie się na innych rzeczach. Wykonując je jako pierwsze, zyskujesz bezcenne poczucie ulgi, satysfakcji i motywacji do pracy – po czymś tak niemiłym wszystko inne może być już tylko ciekawsze i łatwiejsze.
Skup się
Poza odpowiednią ilością czasu na wykonanie zadania potrzebujesz też skupienia. Zapomnij o warunkach idealnych – w domu czy w pracy często trudno skoncentrować się na jednej, konkretnej czynności. Ale możesz zadbać o jak największy komfort, by bez przeszkód skupić się na zadaniu. Wyłącz powiadomienia z social mediów, przestań sprawdzać nowe wiadomości na służbowej poczcie, w miarę możliwości wycisz telefon, załóż słuchawki, by odciąć się od biurowego gwaru.
Nagradzaj się
Kary nie działają, a tylko pogłębiają poczucie winy. Jeśli nie udało ci się wykonać wszystkich zadań z listy – spróbuj jutro. Za to warto nagradzać się małymi przyjemnościami, by zwiększyć własną motywację. Ustal – i trzymaj się tego – system drobnych nagród za wykonanie poszczególnych zadań z listy: dobra kawa, chwila rozmowy czy kwadrans relaksu. Warunek jest jeden - po upływie wyznaczonego czasu wracasz do pracy i wykonujesz kolejne zadanie z listy!
Powyższe rady z pewnością nie wyczerpują wszystkich pomysłów na walkę z prokrastynacją. Każda zmiana nawyków wymaga czasu i pracy nad sobą – czasem warto skorzystać ze wsparcia specjalisty: coach’a czy mentora lub wziąć udział w profesjonalnym szkoleniu. Uczestnicząc w projekcie „Przepis na Rozwój” możesz otrzymać aż 80% dofinansowania na tego typu usługi rozwojowe. Ważne, by o swój rozwój zadbać już dziś – bez odkładania tego na jutro
Ewa Ambroziak, absolwentka Instytutu Psychologii Uniwersytetu Łódzkiego, specjalistka świadcząca usługi rozwojowe w projekcie „Przepis na Rozwój”.